Apa itu manajemen file?
Pengertian Manajemen File adalah sebuah metode dan struktur data yang digunakan oleh sistem operasi pada komputer untuk mengatur dan mengorganisir file yang ada pada disk atau partisi disk.
Sedangkan file system adalah partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai file di dalam komputer dengan cara tertentu.
Pengertian manajemen file secara umum dapat juga diartikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, distribusi surat-menyurat, perhitungan, catatan, penggrafikkan, klasifikasi, dan sejenisnya untuk kemudahan dalam berorganisasi atau berbisnis.
Manajemen file ini sangat penting bagi perusahaan karena sewaktu-waktu pasti dibutuhkan. Hal ini juga untuk memudahkan yang bersangkutan untuk menggunakannya.
Filing ini juga sering digunakan sebagai ingatan seorang operator komputer atau manajer dalam kegiatan bisnis di sebuah perusahaan.
Manfaat Manajemen File
Dari penjelasan pengertian manajemen file, kita bisa memahami beberapa manfaat dari manajemen file. Berikut ini adalah Manfaat Manajemen File:
1. Meminimalisir Resiko Kehilangan File
File di dalam komputer bisa saja tidak sengaja terhapus. Dalam banyak kasus, kejadian tidak sengaja menghapus file ini bisa sangat merugikan.
2. Memudahkan Pencarian File
Penyimpanan file dalam sistem operasi komputer bisa dilakukan dengan teratur, baik penamaan file maupun letak file. Hal ini akan memudahkan pencarian seseorang ketika akan menggunakan kembali file tersebut.
3. Mengetahui File yang tak Terpakai
Ada kalanya file yang disimpan sudah tidak diperlukan lagi. Untuk menghemat kapasitas penyimpanan maka kita bisa menghapus file yang tak terpakai dengan mudah.
Manajemen file yang baik dan terorganisir akan memberikan banyak manfaat bagi para pengguna komputer.
Baca juga: Pengertian Brainware dan Fungsinya
Fungsi Manajemen File
Dari penjelasan pengertian manajemen file, kita juga akan mengetahui beberapa Fungsi Manajemen File. Diantaranya adalah sebagai berikut:
- Memudahkan cara kerja atau mekanisme pemakaian file secara bersama
- Kemudahan dalam membuat, mengedit, dan menghapus file
- Kemudahan dalam melakukan Backup dan recovery untuk antisipasi kehilangan file akibat kecelakaan atau upaya orang lain untuk merusak/ menghancurkan file
- User dapat mengacu file dengan simbolik (symbolic name) tidak menggunakan penamaan yang mengacu pada perangkat fisik
- Data dapat disimpan dengan aman dan rahasia pada lingkungan yang sensitif
- Tampilan antar muka yang user-friendly pada sistem file akan memudahkan penggunanya
Baca juga: Pengertian RAM dan ROM
Sasaran Manajemen File
Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai oleh Manajemen File yang efektif, diantaranya adalah:
- Untuk memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi user atau operator komputer
- Memastikan data di dalam file adalah benar
- Memberikan dukungan berupa masukan (input) dan keluaran (output) berbagai tipe perangkat penyimpanan
- Meminimalisir atau bahkan menghilangkan potensi kehilangan data atau upaya perusakan data
- Menyediakan sekumpulan rutin antar muka masukan (input) atau keluaran (output)
- Memberikan dukungan berupa masukan (input) dan keluaran (output) kepada banyak pengguna (user) pada sistem multiuser
Arsitektur Manajemen File
Biasanya arsitektur manajemen file terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah:
1. Sistem Akses
Ini adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan cara sebuah data yang disimpan pada file dapat diakses.
2. Manajemen File
Ini adalah segala hal yang berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file. Misalnya; penyimpanan, pengacuan, pemakaian bersama, dan pengamanan.
3. Manajemen Ruang Penyimpanan
Ini berkaitan dengan alokasi ruang untuk penyimpanan file tersebut pada perangkat penyimpanan.
4. Mekanisme Integritas File
Ini berkaitan dengan jaminan informasi pada file yang tidak terkorupsi (corrupt file).
Tipe File Pada Sistem Operasi
Secara umum ada tiga tipe file yang terdapat pada sistem operasi, diantaranya adalah:
1. Regular File
File reguler terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi barisan teks dalam format txt. Sedangkan file biner berisi ekseskusi (exe) dan juga biner dari berbagai program aplikasi dalam komputer.
File biner berbentuk exe hanya diketahui oleh sistem operasi. Sedangkan biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.
2. Directory File
File direktori adalah file yang dimiliki oleh Operation System sebuah komputer. File ini berisi semua informasi terkait daftar file yang berada di dalam folder atau direktori.
3. Special File
File spesial adalah nama logik perangkat masukan (input) atau keluaran (output) yang dianggap sebagai file.
Data Pada Manajemen File Sebuah Perusahaan
Dalam manajemen file, ada beberapa hal yang secara mutlak wajib ditata secara rapi, antara lain:
- Surat penerimaan barang
- Surat pembayaran barang
- Berkas surat hutang
- Surat penjualan barang
- Surat asuransi
- Berkars surat pengiriman barang
- Surat perjanjian, dan lain sebagainya
Meskipun demikian, filing menjadi pekerjaan yang menjemukan dan ribet karena kita diharuskan berhubungan dengan berbagai macam surat-menyurat dan mengelompokkannya secara hati-hati supaya nanti mudah dicari. Beberapa pemilik bisnis memilih untuk berkonsentrasi pada hal-hal krusial, misalnya:
- Memastikan organisasinya menggunakan teknologi digital dengan baik.
- Untuk memastikan perusahaannya berhenti ketergantungan pada dokumen fisik berupa kertas, karena hal ini memakan tempat, ribet dan butuh waktu dalam menata dan mencarinya.
- Memastikan pengelolaan menejemen file ini tertata rapi sehingga waktu tidak dihabiskan pada tugas-tugas operasional saja.
Cara Manajemen File yang Efektif
Dampak bila tidak ada manajemen file adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan. Menurut beberapa situs bisnis besar, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, misalnya:
1. Membangun Sistem “Document Filing” dan Juga Penamaannya
Kalau anggota Anda selalu convert file secara manual, baiknya mulai menejemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Anda harus memastikan mereka tahu dimana menyimpan file yang benar.
Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak pelru membuka satu-satu.
2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus
Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Anda bisa menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.
3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan
File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:
- Security – ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.
- Keterbatasan – Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur mengharuskan Anda mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen Anda.
- Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu
4. Menguasai Windows Explorer
Umumnya perusahaan menggunakan Windows, nah disini letak permasalahannya. Banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.
5. Simpan Data di Lokasi yang Sama
Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file. Pengertian manajemen file adalah mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Nah, buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.
6. Menggunakan Shortcuts
Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Ketimbang harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.
Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar